провести аудиторскую проверку Контакты Отзывы О нас

Узнайте, на что необходимо обращать внимание при учете расходов

Провести аудиторскую проверку – это значит, в том числе, тщательно проверить расходы организации. В данной статье рассмотрены основные подходы, которыми мы руководствуемся при проведении налогового аудита расходов и при проведении обязательного аудита (раздел «Налог на прибыль»).

Согласно статье 252 Налогового кодекса РФ расходы, принимаемые при расчете налога на прибыль, должны быть документально подтверждены и связаны с получением доходов. Это два основных условия для признания расходов. Поэтому при аудите мы внимательно проверяем выполнение этих двух условий.

1. Документальное подтверждение расходов

При формировании налоговой базы по налогу на прибыль доходы уменьшаются на сумму произведенных расходов. И если к документальному оформлению доходов претензий со стороны проверяющих практически никогда не возникает, то за подтверждением расходных операций сотрудники налоговых органов следят с пристальным вниманием.

К счастью, в 2015 году Минфин РФ привел свое мнение по поводу некритичных ошибок в первичных документах, которые не являются основанием для непризнания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547). В письме сказано, что ошибки в документах, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, не могут служить основанием для непризнания расходов в целях исчисления налога на прибыль.

Теперь, возможно, формального подхода в действиях проверяющих будет меньше. Но все-равно к документальному подтверждению расходов необходимо подходить очень ответственно.

В общем случае, документально подтвержденные расходы (ст. 252 НК РФ) - это затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Если же расходы произведены за границей, то они должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в соответствующих странах.

На основании федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных документов для оформления своих хозяйственных операций.

Но при этом следует учитывать, что, по мнению Минфина РФ, остаются обязательными формы документов, которые утвердили исполнительные органы РФ на основании соответствующих федеральных законов. Это указано в Информации №ПЗ-10/2012 и письмах Минфина от 06.05.2013 № 03-03-06/1/15770, от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36.

К таким документам, утвержденным уполномоченными органами, в частности, относятся документы, подтверждающие:

  • транспортные расходы (транспортная накладная при перевозке автотранспортом; экспедиторские документы при организации перевозки экспедитором, ж/д квитанция при отправке товаров по железной дороге, маршрут-квитанция при авиаперелете и т.п.)
  • кассовые документы, включая документы при использовании ККТ;
  • для автотранспортного предприятия –форма путевого листа.

Для остальных видов расходов организация может разработать и утвердить свою форму документа. При этом самостоятельно разработанная форма документа обязательно должна содержать в себе такие реквизиты, как :

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  7. подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Все собственно разработанные формы первичных документов, применяемых компанией в своей деятельности, следует закрепить в своей учетной политике на соответствующий год (или, как вариант, приложениями к ней).

Особо надо отметить, что фактически применяемые формы первичных документов должны соответствовать утвержденным в учетной политике, а обязательные реквизиты в документе должны быть заполненными. При проверках выявляются ситуации, когда приведенные, казалось бы, простые правила, не соблюдаются. Учетная политика предусматривает, например, списание материалов по накладным по форме, утвержденной в учетной политике, а к проверке представлены требования-накладные. Или не все обязательные реквизиты заполнены – есть подпись должностного лица, но нет ее расшифровки. Эти недочеты встречаются очень часто.

Наличие печати на первичном документе не является обязательным условием, за исключением того, что:

  • уставом компании предусмотрено использование печати, а изменение с 07.04.2015 в устав не внесены;
  • форма документа обязательна к применению и печать на ней – необходимый реквизит;
  • форма документа с печатью утверждена самой компанией.

В любом случае, если в каком-либо месте документа имеются буквы «М.П», то безопаснее поверх них поставить печать компании, обратная же ситуация может вызвать претензии при проверке.

Как нами уже отмечено, первичный документ обязательно должен содержать подпись ответственных лиц. Так вот, использование факсимильной подписи на документе обязательно привлечет внимание проверяющих и последующий спор с ними. Причем даже и в суде часто не удается отстоять правомерность использования факсимильных печатей на первичных документах и счетах-фактурах. Поэтому гораздо проще и безопаснее факсимиле не использовать.

Также рекомендуем иметь в наличие выписку из ЕГРЮЛ контрагента, чтобы обезопасить себя от возможной подписи документа неустановленным лицом. А если ситуация такова, что у партнера одно должностное лицо подписывает вместо другого, то целесообразнее прикладывать к этому документу заверенную копию доверенности или приказа с подтверждением полномочий фактически подписавшего документ лица. Такая подборка документов снимет возможные вопросы проверяющих.

Некоторые типовые ошибки, выявляемые при проведении аудита расходов, описаны в нашей статье …

2. Связь с полученными доходами

Связь понесенных расходов с полученными доходами или, иначе говоря, обоснованность расходов, является вторым обязательным условием для признания расходов в налоговом учете. Отражая в налоговом учете расход, важно понять, почему он возник в деятельности компании, с ведением какой деятельности, приносящей доход, он связан.

Более подробно ошибки, выявляемые при проверке обоснованности расходов, описаны в статье «Некоторые ошибки в учете расходов, выявляемые при проведении обязательной аудиторской проверки, аудита налогов».

Еще один нюанс этого условия признания расходов – признание расходов, если они не совпадают во времени с признанием доходов. В этом случае нужно использовать правило: прямые расходы накапливаются в составе незавершенного производства или в стоимости не проданных товаров и списываются только тогда когда появляются доходы. Косвенные и внереализационные расходы можно списать единовременно за исключением так называемых «длящихся расходов», то есть расходов, относящихся к какому-то длительному периоду времени. Такие длящиеся расходы безопаснее распределять и списывать в течение всего периода этого времени.

Компания самостоятельно определяет в своей учетной политике для целей налогообложения перечень прямых расходов, связанных с производством и реализацией. При этом безопаснее, чтобы все расходы, прямо связанные с получением конкретной выручки, были отнесены к прямым.

Например, для получения выручки от сдачи помещений в субаренду прямыми расходами будут амортизация этих помещений, коммунальные расходы, расходы на охрану, расходы на печать и т.д.

Невыполнение двух вышеприведенных условий для признания расходов приводит к исключению таких расходов из расчета налога на прибыль, доначислению самого налога, 20%-го штрафа на сумму недоимки и пени. Поэтому рекомендуем и самостоятельно тщательно отслеживать их выполнение, чтобы избежать налоговых споров и связанных с ними возможных судебных издержек.

Карпова Маргарита Владимировна, генеральный директор ООО «АудитХелп», аудитор
Молин Сергей Владимирович, специалист отдела аудита ООО «АудитХелп»

Советуем почитать:

   Онлайн-кассы для интернет-магазинов с июля 2017 года

   Налоговые проверки: как не попасть в "черный список"

   Изменения в учетной политике организации на 2017 год

   Аудиторская проверка - в каких случаях это может быть необходимо и как выбрать подходящих аудиторов?

   Как проходит аудиторская проверка на практике?

   Типовые ошибки в учете доходов, выявляемые при проведении аудиторской проверки

   Узнайте, на что необходимо обращать внимание при учете расходов

   Проверьте, не совершаете ли Вы эти ошибки при учете расходов

 Как обновить свою учетную политику на 2015 год ?

 Новое в бухгалтерском учете и налогообложении с 2016 года

 Новое в бухгалтерском учете и налогообложении с 2016 года (ч. 2)

 Кассы онлайн с 2016 года

Яндекс.Метрика